Die Aussage „Ich schreibe Ihnen schnell eine E-Mail“ gehört heutzutage im Kanzleialltag zu den Standardformulierungen. Leider merkt man aber sehr vielen E-Mails an, dass sie mit heißer Nadel gestrickt worden sind. Die Folge sind Flüchtigkeitsfehler, unnötige Abkürzungen und umständliche, weitschweifige Formulierungen. Daneben entsprechen die Grußformeln oft nicht einmal dem Mindeststandard. Auf den Adressaten wirkt dies alles andere als professionell und vermittelt einen eher negativen Eindruck von einer Kanzlei. Dies ist umso schwerwiegender, da nach den Ergebnissen aktuellen Studien die E-Mail inzwischen das wichtigste Medium in der Mandantenkommunikation ist: immerhin drei von vier Entscheidern kommunizieren heute auf diese Weise.

Doch was macht eine perfekte E-Mail aus?

Wir haben 10 wichtige Regeln für Sie zusammengefasst, die Ihnen das Verfassen einer aussagekräftigen und formal korrekten E-Mail erleichtern.

1. Auf einen Blick
Die Betreffzeile sollte kurz, aber auch aussagekräftig sein. Der Adressart sollte mit einem Blick erkennen, worum es in Ihrer E-Mail geht. Schreiben Sie beispielsweise statt „Bitte um Zustellung Ihrer noch fehlenden Unterlagen in der Sache Müller gegen Maier“ besser „Fehlende Unterlagen Müller/Maier“.

2. Anrede muss sein
Auch wenn Sie noch so sehr in Eile sind, sollten Sie nie auf die konkrete Anrede Ihres Adressaten verzichten. Verwenden Sie dabei in der Regel die Standardformel „Sehr geehrte/sehr geehrter“. Auch das „Guten Tag“ ist bei Mandanten, mit denen schon ein gewisses Vertrauensverhältnis besteht, unter Umständen zu verwenden. Auf allzu flapsige Formulierungen wie „Hi“ oder „Hallo“ sollte man in jedem Fall verzichten. Akademische Titel müssen in jedem Fall genannt, aber nur abgekürzt verwendet werden, beispielsweise Prof. Dr. Mustermann.

3. Das Wichtigste zuerst
Alle wichtigen Informationen sollten bereits im ersten Satz Ihrer Nachricht enthalten sein. Der Leser muss sofort erkennen, worum es geht.

4. Schaffen Sie Struktur
Bauen Sie Ihre Nachricht logisch auf und setzen Sie Absätze. Große Textblöcke „erschlagen“ den Leser.

5. Abkürzungen ade
Abkürzungen erschweren die Lesbarkeit eines Textes. Verzichten Sie daher nach Möglichkeit darauf. Formulierungen wie „mfg“ wirken darüber hinaus oberflächlich und unhöflich.

6. Werfen Sie Unnötiges über Bord
Grundsätzlich sollte eine E-Mail immer so kurz wie möglich sein. Vermeiden Sie daher Füllwörter, Wiederholungen und weitschweifige Ausführungen. Ist ein Sachverhalt nicht in der gebotenen Kürze darstellbar, greifen Sie besser zum Telefon.

7. Ein Thema pro E-Mail
Beschränken Sie sich in Ihrer Nachricht auf ein Thema. Somit erleichtern Sie dem Leser die korrekte Mailbox-Ablage und ein schnelles Wiederfinden.

8. Aufzählungen machen Sinn
Mit Stichpunkten verleihen Sie Ihrer E-Mail eine zusätzliche Struktur und erleichtern dem Leser die schnelle Orientierung im Text.

9. Vorsicht mit Smileys & Co.
Sogenannte Emoticons werden gerne eingebaut, um einen Text aufzulockern. Sie sollten aber nur verwendet werden, wenn man mit dem Adressaten gut bekannt und vertraut ist.

10. Ein guter Gruß ziert alles
Die Grußformel am Ende einer E-Mail drückt Ihre Wertschätzung für den Leser aus. Daher lohnt es sich, dies nicht mit einem lapidaren „Grüße“ abzutun, sondern dem Ganzen eine persönliche Note zu verleihen. Beispielsweise, indem man nicht nur „freundliche Grüße“, sondern „sonnige Grüße nach München“ schickt.

Was eine E-Mail über Ihren Verfasser aussagt

- Der gesellige Typ schreibt, wie ihm der Schnabel gewachsen ist. Er ist ein bodenständiger Pragmatiker und immer für ein offenes Wort zu haben, tritt allerdings auch gerne in Fettnäpfchen.

- Der Pedant formuliert geschliffene, grammatikalisch korrekte und fehlerfreie Sätze wie aus dem Lehrbuch. Er ist perfektionistisch veranlagt, aber auch unsicher. Kritik verträgt er eher nicht und reagiert darauf ungehalten.

- Der Wertende verteilt in seinem Textübermäßig viele Adjektive, die meist sehr zuspitzend oder abwertend sind. Empathie ist nicht gerade seine Stärke, weshalb Diskussionen mit ihm schnell in Streit ausarten können.


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