Artikel vom : 24.09.2008

Kanzleimanager entlasten Steuerberater und sorgen für zufriedenere Mandanten

Von Michael Gestmann, Bonn 

Die Zwickauer Kanzlei Blum & Steuer qualifizierte zwei Mitarbeiterinnen zu Kanzleimanagerinnen - in insgesamt 150 Unterrichtsstunden lernten sie, selbstständig Managementaufgaben in der Kanzlei zu übernehmen. Steuerberater Frank Steuer ist vom Nutzen dieser Ausbildung überzeugt: Er hat heute mehr Zeit für die Mandanten und stärkt durch ein noch professionelleres Auftreten seiner Kanzlei deren Wettbewerbsposition. 

Frank Steuer hatte ein klares Ziel. "Wir wollten unseren Außenauftritt und die Außenwirkung unserer Kanzlei weiter verbessern", erklärt der Steuerberater und Mitinhaber der Steuerkanzlei Blum & Steuer, Zwickau und Koblenz. Dieses Ziel sollte insbesondere durch ein professionelleres Auftreten am Telefon, eine perfekte Mandantenbetreuung sowie eine effizientere Kanzleiorganisation erreicht werden. Insofern kam das Angebot von Straßenberger Konsens Training gerade recht, da die Inhaberin des Aalener Weiterbildungsinstituts, Maria A. Musold Kanzleimitarbeiter zu versierten und zertifizierten Kanzleimanagern qualifiziert. Denn Aufgabe von Kanzleimanagern ist es unter anderem, dem Chef den Rücken frei zu halten, aber auch für eine reibungslose Kanzleiorganisation und einen perfekten Auftritt nach außen zu sorgen, damit Mandanten von der Steuerkanzlei begeistert sind. 

"Wir hatten bereits seit längerer Zeit nach einem Anbieter einer solchen Ausbildung gesucht. Stets wurden aber lediglich Einzelthemen und Tagesseminare für Kanzleisekretärinnen angeboten", berichtet Frank Steuer. Die umfassende und kompakte Kanzleimanager-Qualifizierung von Straßenberger Konsens Training überzeugte Steuer und seine beiden Mitarbeiterinnen, die an dieser Fortbildung teilnehmen sollten, unmittelbar. "Für uns war entscheidend, dass die Ausbildung berufsbegleitend ist, alle wichtigen Kompetenzen vermittelt und bereits während der Qualifizierung die Möglichkeit besteht, das Gelernte anzuwenden und, sofern sich Fragen ergeben, diese klären zu können", so Beate Berger und Katja Flechsig, beide Sekretärinnen bei Blum & Steuer. 

Ziel: selbstständig Management-Aufgaben übernehmen 

Im Herbst 2007 begannen sie mit der achtmonatigen Qualifizierung, die insgesamt 15 Einzelmodule umfasst. "In jedem Modul vermitteln wir den Teilnehmern alle relevanten Techniken für ein effektives, modernes Kanzleimanagement", erklärt Maria A. Musold, die seit Jahren für Steuerkanzleien tätig ist und genau weiß, über welche Kompetenzen die Mitarbeiter verfügen müssen, damit sie zum Erfolg von Kanzleien beitragen. 

Im Abstand von 14 Tagen vermittelten ihre Trainer den Teilnehmerinnen neben Faktenwissen, etwa zum Kanzleimarketing, Betriebswirtschaft, Controlling, Optimierung von Arbeitsprozessen und Qualitätsmanagement, auch Softskills, zum Beispiel Rhetorik, Zeitmanagement, Mandantenbetreuung, Team- und Mitarbeiterführung etc. In insgesamt 150 Unterrichtsstunden lernen die Teilnehmer also alles, um später selbstständig Managementaufgaben in den Kanzleien übernehmen zu können. 

"Da die Ausbildung sehr vielseitig ist, konnten die beiden neuen Kanzleimanagerinnen unsere fünf Steuerberater und uns als Kanzleiinhaber schnell wirksam entlasten", bestätigt Frank Steuer. "Dank der praxisnahen Vermittlung konnten wir das Gelernte sofort in unserem Berufsalltag nutzen", ergänzen Beate Berger und Katja Flechsig. Ausgesprochen gut kam bei ihnen an, dass sie bei Bedarf einzelne Module kostenfrei und, so oft sie es wünschen, in Seminaren auffrischen können. "Wenn jemand in seinem Arbeitsalltag Schwachstellen feststellt, muss er schließlich die Möglichkeit haben, daran arbeiten zu können", begründet Institutsinhaberin Maria A. Musold diesen ungewöhnlich kundenorientierten Service. Dank der praxisbezogenen Ausbildung hatten Beate Berger und Katja Flechsig bislang jedoch keine Probleme bei der Umsetzung der Lerninhalte. 

"Leistungsstärker gegenüber den Mandanten auftreten" 

Im Gegenteil. Im Kanzleialltag machte sich die Zusatzqualifikation sofort bemerkbar, denn die beiden neuen Kanzleimanagerinnen, die im Zwei-Schicht-Betrieb arbeiten, gaben ihr Wissen an ihre 25 Kollegen weiter. Zudem profitieren sie von den Änderungen in der Kanzleistruktur, die nun noch effizienter und effektiver ist. Die beiden Kanzleichefs sind daher sehr zufrieden, kein Wunder, werden sie doch neuerdings von den beiden Kanzleimanagerinnen enorm entlastet. 

Beispielsweise unterstützen sie ihre Chefs bei der Korrespondenz, sie fungieren erfolgreich als Bindeglied zwischen Mandanten, Vorgesetzten und Kollegen und erleichtern damit das Personalmanagement; zudem garantieren sie eine mandantenzentrierte Kommunikation nach außen. "Für uns ist der Nutzen, den uns die beiden Kanzleimanagerinnen ermöglicht haben, so hoch, da wir nun noch leistungsstärker gegenüber unseren Mandanten auftreten können und letztlich dadurch zufriedenere Mandanten haben, was wiederum unsere Wettbewerbsposition nachhaltig stärkt", zeigt sich Frank Steuer mit den Effekten durch die beiden neuen Kanzleimanagerinnen ausgesprochen zufrieden. 

Letztlich profitiert somit auch jeder einzelne Mandant von dieser Qualifizierung. "Ein verbesserter Service, das Eingehen auf ihre Bedürfnisse, reibungslose Abläufe und versiertere Beratung sorgen dafür, dass sich Mandanten in einer Kanzlei gut aufgehoben fühlen", weiß Maria A. Musold aus Erfahrung. Und Mandanten, die mit ihrem Steuerberater zufrieden sind, werden diesen auch weiterempfehlen, was wiederum sehr stark den langfristigen Erfolg einer Kanzlei beeinflusst. Schließlich ist Mundpropaganda immer noch die beste Form der Werbung. 

Weitere Infos zur Kanzleimanager-Ausbildung unter www.strassenberger.com .

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